Citation du jour

Message du jour

By Thomas Duruflé

Bonjour à tous,

Le message du jour porte sur la thématique de la gestion d’un emploi du temps….

Probablement la thématique préférée des agents immobiliers. Avoir un programme précis est la solution à tout problème de production pour un agent immobilier.

Voici quelques principes que je vous suggère pour améliorer votre gestion du temps.

Vous êtes prêts ? Allons y !

 

1 Préparation d’une To do list

Préparez un planning précis par tranche d’une heure en anticipant les pauses (pour manger et se relaxer) et dressez une liste des tâches à exécuter. Avant de gérer votre temps, vous devez savoir quoi faire de ce temps. Dresser la liste des tâches à accomplir, depuis les choses les moins importantes jusqu’aux choses essentielles, vous aide à comprendre quelles tâches vous attendent.

Remarque : Accordez un laps de temps réaliste pour toute activité ou groupe d’activités. Par exemple :

Priorité n°1 : choses à faire aujourd’hui avant 13 h.

Priorité n°2 : choses à faire avant demain à 18 h.

Priorité n°3 : choses à faire d’ici la fin de la semaine

Priorité n°4 : choses à faire au cours de la semaine prochaine

 

  1. Équilibrer les efforts

Travaillez par tranche horaire pendant toute la semaine et suivez une règle : faire les choses les plus importantes ou les plus difficiles d’abord. Occupez-vous des tâches de la journée. Travaillez sur ce que vous êtes en train de faire pour ne pas perdre votre concentration. Une fois que les tâches du jour ont été accomplies et notées comme telles, passez aux tâches du jour suivant. Une fois que les tâches du jour suivant sont terminées, attelez-vous à celles du surlendemain et ainsi de suite.

Remarque : Faites en sorte que la dernière tâche de la journée soit de dresser la liste des tâches à accomplir le lendemain. Chaque jour doit se terminer par la liste complète des choses à faire pour le jour suivant.

 

  1. Se concentrer sur le moment le plus productif

Certains travaillent mieux le matin, d’autres en fin de matinée, d’autres encore le soir. Il y a cependant des tâches qui ont leur moment de prédilection. Par exemple, pour un agent immobilier, il est essentiel de faire de la prospection le matin. Prenez le temps qu’il faut pour en faire une habitude.

Remarque : Il est très utile de travailler par période (de 50 minutes par exemple) pour ensuite prendre une pause et se fixer comme objectif d’accomplir une partie d’une tâche dans ce créneau horaire.

 

  1. Prendre une pause

Relaxez-vous et reprenez votre concentration. Cependant, décidez auparavant de la durée de la pause. Se ménager des pauses est un stimulant : on s’accorde quelque chose que l’on aspire à avoir.

Remarque : Donnez-vous un peu de temps pour un moment de détente. Même lorsque l’on est plongé dans les affaires, les projets ou les négociations importantes, il faut s’accorder le temps de respirer. Comme pour la plongée sous-marine : il faut un temps pour la décompression. Il faut avoir l’esprit frais.

 

  1. Garder une trace de vos progrès

Cochez ou biffez les tâches de la liste que vous avez accomplies ou terminées. Il est donc important de se concentrer sur ses tâches de manière quotidienne et à brève échéance. Cela vous permettra non seulement de finir les choses, mais cela vous donnera le sentiment d’avoir fait ce que vous deviez faire, ce qui sera un puissant stimulant.

Remarque : Si vous êtes en avance sur votre tableau de marche, ajoutez de nouvelles tâches à accomplir dans la journée lorsque votre système d’organisation du temps sera bien rodé. N’oubliez pas de supprimer de la liste les tâches accomplies.

 

  1. Déléguer certaines tâches aux autres

Ne croyez pas aux théories qui disent qu’il vaut mieux tout faire tout seul : vous pouvez être beaucoup plus productif si vous déléguez certaines tâches à d’autres. Attention aux outils électroniques : ils ne vous permettent de gagner en rapidité et en efficacité que si vous les maîtrisez bien.

Remarque : Faites comme les meilleurs agents : en toute fin de journée, prenez l’habitude de tracker vos chiffres de la journée, après avoir dressé la liste des tâches à accomplir le lendemain.

 

  1. Respecter scrupuleusement les échéances – Deadline

Fixez des échéances et tenez-vous-y sérieusement. Respectez-les scrupuleusement si vous voulez améliorer votre emploi du temps, votre productivité. Le respect des échéances est le thermomètre de votre productivité.

Remarque : Fixez-vous des tâches à exécuter entrecoupées de pauses. Quand on enchaîne les tâches l’une après l’autre, on est sûr de commencer la suivante en retard. Faites en sorte de vous ménager 15 à 60 minutes de pause entre deux rendez-vous, selon le type de tâche que vous devez effectuer par la suite.

 

  1. Ne pas toujours répondre au téléphone

Ne répondez pas au téléphone quand vous êtes en train de faire quelque chose d’important. Contrôlez vos emails et vos logiciel de messagerie dans des créneaux horaires déterminés et pas de façon continue.

Remarque : évitez d’adopter un comportement « multitâches » : faire beaucoup de choses en même temps ne vous permet pas de faire plus de choses.

 

  1. Se donner assez de temps pour accomplir les choses à faire

Mesurez et évaluez le temps que vous prenez pour faire les choses habituellement. En règle générale, s’il s’agit d’une tâche que vous accomplissez pour la première fois, comptez le double de temps que vous y consacreriez.

Remarque : Vous ne pouvez pas être constamment le nez dans le guidon. Si vous ne vous détachez pas parfois du travail et de vos instruments de travail (téléphone portable, iPad, PC), vous vous videz de votre énergie. Établissez une frontière claire entre vie professionnelle et vie privée.

 

  1. Consulter la liste des priorités

Il ne faut pas seulement dresser la liste des priorités, il faut la respecter : imprimez-la, ne la dissimulez pas, ne la reléguez pas au fond d’un tiroir, elle doit être toujours bien en vue, la visibilité entraîne l’action.

Remarque : La désorganisation engendre le stress et vous fait perdre du temps. Être organisé, cela veut dire travailler en se donnant des priorités. Vous devez être sûr que les tâches que vous accomplissez soient prioritaires, sinon vos priorités vont changer.

Bon travail.

 

Thomas DURUFLE

Président Fondateur KYLIA France

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